Comment optimiser ma préparation de commandes ?
La préparation des commandes désigne l’opération par laquelle les produits demandés par le client sont récupérés dans l’entrepôt, emballés et mis à disposition d’un transporteur pour expédition.
La préparation des commandes est un enjeu majeur pour tous les e-commerçants :
Si elle n’est pas organisée correctement, elle peut constituer le poste de dépense majoritaire de l’exploitation d’un entrepôt. Le temps et les ressources humaines lui étant associée peut facilement aller du simple au quintuple selon les dispositifs techniques utilisés.
Plus la préparation des commandes est rapide et efficace, plus vous pouvez livrer un grand volume de produits à vos clients dans un délai court. Votre chiffre d’affaires s’en retrouve gonflé et vos clients particulièrement satisfaits. D’autant qu’une préparation des commandes bien ficelée ne vous permet pas seulement de gagner en rapidité. Elle vous permet de minimiser les risques d’envoyer une commande abîmée ou incomplète. Ce qui joue aussi sur la satisfaction client, elle-même élément central pour gagner la buybox de vos produits si vous vendez sur des marketplaces.
La préparation des commandes s’organise autour de 4 étapes :
- Planification de la préparation des commandes. Processus au cours duquel vous priorisez les commandes les plus urgentes, vous répartissez équitablement le travail entre les préparateurs et vous notifier et faites remonter les reliquats. Si vous êtes équipé d’un OMS, cette tâche est une formalité.
- Picking. Cette étape désigne le processus au cours duquel le préparateur va aller retirer les produits commandés par le client dans les entrepôts.
- Packing, ou emballage. L’étape au cours de laquelle la commande est préparée. Les articles qui la compose sont rassemblés et emballés.
- Préparation à l’expédition. Clap de fin de la préparation des commandes. C’est l’étape au cours de laquelle vous préparez le nécessaire pour que le client puisse recevoir sa commande au plus vite.
C’est en atteignant la (quasi-) perfection sur la réalisation de ces 4 tâches et en en bonifiant l’organisation de votre entrepôt que vous réussirez à préparer vos commandes correctement et dans les meilleurs délais. Suivez nos conseils pour atteindre facilement la perfection !
1. Organisez correctement votre entrepôt
Avant de travailler sur les 4 étapes de la préparation des commandes, vous pouvez tout d’abord faire un travail sur l’organisation de votre entrepôt pour augmenter significativement l’efficacité de vos préparateurs de commande.
Faites en sorte que les produits les plus demandés soient les plus proches possibles de vos préparateurs de commandes. Selon la méthode ABC vos produits peuvent être classés en 3 catégories. La catégorie A concentre 80% des achats et les B et C seulement 20%. Le fait d’avoir les produits A à proximité permet à vos préparateurs de réduire significativement le temps passé à se déplacer dans l’entrepôt. Toujours dans l’optique de faciliter l’accès aux produits de catégorie A, nous vous recommandons de les stocker dans des meubles ou il est particulièrement facile de retirer les produits.
Pour faciliter la tâche de vos préparateurs, vous pouvez aussi faire un travail sur l’organisation de vos rayonnages. Assurez un espace suffisant entre les rayons pour pour permettre à deux chariots de déstockage de passer facilement. Veillez aussi à ne pas mettre des produits lourds en hauteur, pour éviter à vos préparateurs de risquer une blessure. Par ailleurs, choisissez bien les chariots que vous utilisez pour le picking. Ils doivent être adaptés à la charge à déplacer et permettre de récupérer un maximum de produits.
Une fois que l’organisation de votre entrepôt est optimisée, vous pouvez vous concentrer totalement sur les étapes de la préparation des commandes. Voici nos conseils pour vous améliorer.
2. Planifier la préparation de vos commandes avec un OMS
Avec un OMS (Order Management System), comme myFulfillment, vous pouvez gérer presque automatiquement la planification des commandes. L’OMS vous permet de prioriser les commandes selon les critères de votre choix (date de création, transporteur, etc…). Vous pouvez ensuite les sélectionner à l’unité ou par pack pour les attribuer à un préparateur. Ceux-ci disposent d’une interface où ils peuvent consulter le détail des commandes qui leurs sont attribuées. Toujours grâce à l’OMS, vous êtes notifié des reliquats dans les commandes en attente et vous pouvez déclencher en quelques clics les commandes fournisseurs pour vous réapprovisionner.
3. Choisissez la stratégie de picking la plus adaptée à votre entreprise
Il existe différentes stratégies pour organiser le picking dans un entrepôt. Elles augmentent toutes significativement votre productivité. Il n’y a pas de stratégie meilleure que les autres, le choix de la solution dépend essentiellement du volume de commandes que vous traitez et de votre expertise. Découvrons les ensemble.
Pick and Pack : La méthode Pick and Pack est la plus basique. Elle consiste à envoyer vos préparateurs récupérer les produits commandés dans l’entrepôt. Elle est peu chère à mettre en place. Par ailleurs, grâce à une solution WMS comme myFulfillment, vous pouvez la rendre très productive.
myFulfillment permet à vos préparateurs de commande d’imprimer une picking list global (ou de la consulter sur leur smartphone). Cette liste recense tous les articles qu’ils doivent récupérer pour préparer les commandes qui leurs sont attribuées. Les articles sont triés par localisation, de sorte à ce que les préparateurs puissent récupérer tous les produits en un seul trajet le plus court possible
Produits vers l’homme : Cette méthode consiste à automatiser votre entrepôt de sorte à ce que les articles dont ont besoin les préparateurs soient dégagés automatiquement des rayons et déplacés vers une zone où les préparateurs viendront les récupérer. Cette méthode évite au préparateur de perdre du temps dans les rayons mais coute très chère et n’est pas adaptée à tous les types de produit.
Cross-docking : Le cross docking est une méthode de gestion des stocks à flux tendus qui supprime l’espace de stockage et par la même l’étape du picking. Avec le cross-docking, vous vous faites livrer les produits par vos fournisseurs après qu’ils aient été achetés par le client. Rien n’est stocké dans l’entrepôt ce qui vous permet de réaliser des économies d’espace et d’argent. Le cross docking n’est pas à la portée de toutes les entreprises. Vos préparateurs doivent être capables de traiter rapidement les commandes et de prioriser les urgences. Par ailleurs, vos fournisseurs doivent être fiables et peu voire jamais sujets aux retards ou aux erreurs de livraison. La moindre défaillance de vos préparateurs ou de vos fournisseurs pouvant entraîner un retard dans la livraison des commandes clients étant donné que vous perdez du temps entre le moment où elles sont réalisées et où vous recevez les produits.
Si vos préparateurs mettent trop de temps à traiter les commandes, vous pouvez aussi vous retrouver en surcharge de stock étant donné que vous n’avez plus de capacités de stockage. Pour conclure sur le cross-docking, c’est une bonne méthode pour réaliser des économies mais elle ralentit légèrement votre temps de préparation des commandes ce qui vous expose à des problèmes si vous n’avez pas des process suffisamment fiables. Si vous avez néanmoins suffisamment confiance en vous pour adopter cette méthode dans votre circuit de préparation des commandes, vous pouvez compter sur myFulfillment. Comme nous vous l’expliquions plus tôt, notre outil aidera vos préparateurs à s’organiser dans le traitement des commandes. Surtout, myFulfillment vous aidera à automatiser la réalisation des commandes fournisseurs à la suite des commandes clients. Vous recevrez des notifications pour chaque produit acheté sur votre site. Vous n’aurez ensuite qu’à cliquer sur le fournisseur désiré pour qu’ils reçoivent automatiquement les informations nécessaires pour vous envoyer la commande.
4. Sécurisez vos commandes pour travailler l’esprit serein
Afin d’augmenter les performances de vos préparateurs de commande, vous pouvez utiliser une solution OMS comme myFulfillment afin d’avoir l’assurance que les commandes qui quitteront votre entrepôt seront complètes. Grâce à la vérification par code-barres, c’est facile ! Cette fonctionnalité impose à vos préparateurs de scanner tous les articles qui composent la commande pour la valider dans votre OMS. Si le préparateur de commande se trompe d’article, un bip sonore résonne et lui permet de corriger son erreur. Avec un tel outil, vos préparateurs peuvent travailler rapidement sans craindre une erreur de distraction. Dans le même temps, vous réduisez quasiment à zéro les risques d’erreurs dans le contenu des commandes et ainsi les risques de litiges avec vos clients.
5. Automatisez vos expéditions pour accroître drastiquement la vitesse de préparation des commandes
Grâce à un OMS, vous pouvez automatiser quasiment toute l’étape de la préparation à l’expédition des commandes. Prenons l’exemple de myFulfillment. myFulfillment vous permet de spécifier des règles d’expédition pour vos commandes.
Ces règles permettent à myFulfillment d’attribuer automatiquement le transporteur le plus adapté à vos commandes.
Ex de règle : Pour un envoi de colis en Angleterre, choisir Royal Mail.
myFulfillment ne se contente pas de vous aider à choisir le transporteur. Lorsque vos préparateurs ont fini de préparer une commande, il imprime automatiquement l’étiquette d’expédition. Pour résumer, une fois les commandes empaquetées et validées dans myFulfillment, vos préparateurs de commande ont juste à récupérer l’étiquette et à donner les colis aux transporteurs pour finaliser l’expédition.
Une fois ceci fait, la transmission du numéro de suivi au client se fait automatiquement.
Dès que le transporteur a pris en charge le colis, myFulfillment va récupérer le numéro de suivi sur le site du transporteur. Il le transmet ensuite à votre CMS, qui le communique à votre client.
6. Mesurez l’efficacité de vos préparateurs de commande
Un autre bon moyen d’améliorer votre temps de préparation des commandes est de mesurer les performances de vos préparateurs. Vous pouvez utiliser des indicateurs comme le nombre de commandes traitées par jour, le temps moyen de préparation des commandes, et corréler ceci à une catégorie de produits si certaines mettent plus de temps à être préparés que d’autres. Vous pourrez par la suite vous inspirer des process des préparateurs les plus efficaces pour trouver des process a implémenter à toute l’équipe et augmenter la productivité globale.
Avec un OMS comme myFulfillment, vous pouvez facilement suivre les performances de vos collaborateurs et faire de cette étape de suivi une formalité.
7. Conclusion : Pour vous améliorer en préparation de commandes, rien de mieux qu’un OMS
Si vous souhaitez réduire au maximum le temps et les ressources consacrées à la préparation des commandes, adopter un OMS doit-être votre priorité numéro 1. L’OMS peut vous aider à alléger drastiquement votre charge de travail sur les 4 étapes qui composent la préparation des commandes : la planification, le picking, le packing et l’expédition. En adoptant un outil de ce type, comme myFulfillment, et en l’utilisant correctement, vous réaliserez l’essentiel du travail nécessaire pour obtenir un process de préparation des commandes optimale. Il ne vous restera alors plus qu’à optimiser petit à petit votre entrepôt pour tenter d’atteindre la perfection.
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